Enquanto não inventarem um teletransporter, o palestrante continuará sendo obrigado a viajar para chegar ao local do evento. Para quem não é do ramo isso pode parecer o melhor dos mundos, mas não é. Viajar sempre e a trabalho não é o mesmo que fazer turismo.
O palestrante que viaja não está pensando muito em conhecer lugares, mas em chegar e partir. Essa logística pode tanto ser responsabilidade do palestrante como do cliente. Alguns palestrantes preferem cuidar de toda a logística, inclusive da reserva de voos e hotéis, enquanto outros deixam a critério do cliente. Eu sigo um modelo misto.
Não assumo os custos de viagem e hospedagem e nem incluo na proposta, a menos que o cliente solicite. Neste caso eu aviso que ele pagará mais caro pela passagem, pois no momento da elaboração da proposta eu serei obrigado a selecionar o preço menos vantajoso. Pode ser que no dia do fechamento as promoções e passagens baratas já estejam esgotadas. Além disso sou obrigado a acrescentar na proposta os impostos relativos a esses custos, obrigando o cliente a pagar impostos sobre impostos.
Eu apenas sugiro os horários de voo, sempre pensando em contratempos. Um palestrante deve evitar reservar voos que chegam com pouca antecedência para o evento. Você certamente já ouviu falar de voos que atrasam ou são cancelados, não é mesmo? Imagine a situação de seu cliente, que pode ter gasto uma nota em deslocamento de pessoal, passagens aéreas, hotel, auditório, buffet e equipamentos de som e projeção, ficando na mão por conta da ausência do palestrante.
Mas não são apenas as viagens aéreas que podem entornar o caldo. Eu já cheguei em cima da hora em um evento para o qual previa chegar com duas horas de antecedência porque fiquei exatamente duas horas preso em um congestionamento na estrada. Portanto, não importa a data e o horário, sempre que puder vá de véspera.
Por falar em carro, esqueça querer incluir no custo de sua proposta viagens de carro em cidades próximas. A menos que você esteja cobrando uma ninharia pela palestra, acrescentar uma ou duas centenas de reais por conta de gasolina e pedágio causa uma impressão péssima para o cliente. Faça uma composição de seus honorários que já inclua a previsão desses gastos menores. Isso pode valer também para viagens aéreas de curta duração, já que os preços hoje estão muito baixos.
Pode ser que o cliente insista que deseja que você viaje no mesmo dia, e isso pode ser para economizar com hotel. Neste caso, deixe para ele resolver, pois ele também estará assumindo o risco de um atraso. Deixar para o cliente o encargo de comprar passagens e reservar hotel serve também como uma garantia a mais de que o evento vai acontecer. Você não gostaria de morrer com passagens aéreas compradas de antemão e reservas de carro e hotel só porque o cliente desistiu do evento, não é mesmo?
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