O segredo de um evento lucrativo

Promotores de eventos costumam enfrentar um dilema na hora de trazer um palestrante para sua cidade: quanto gastar para tornar o evento lucrativo? A resposta é “nada”. Talvez você não acredite que seja possível organizar um evento sem gastar nada, mas posso garantir que já vi eventos serem feitos com um custo muito próximo do zero. Se o promotor estabelecer sua meta de custo como “zero”, mesmo que precise gastar um pouco ainda terá uma boa margem de lucro.



Eu mesmo não promovo eventos, pois trabalho apenas em regime de contratado por promotores de eventos e principalmente empresas da indústria, comércio e serviços. Mas os anos de estrada dão uma espécie de faro para o que funciona e o que não funciona. Quando vejo a maneira como um promotor de palestras ou treinamentos pagos (mediante ingressos vendidos) organiza seu evento posso dizer se ele vai sair no vermelho ou no azul.

O segredo de se promover um evento a custo zero está em se fazer boas parcerias e permutas para evitar enfiar a mão no bolso. Um evento bem organizado terá, no final, um custo quase zero, ficando o promotor apenas com a possibilidade de sua bilheteria ser alta ou baixa. Na pior das hipóteses ele poderá tirar dinheiro do bolso para pagar o palestrante, mas isto só se for inexperiente e não souber promover corretamente seu evento.

Portanto, na hora de organizar o evento, ao invés de gastar com passagens e hospedagem para o palestrante, alimentação, aluguel de auditório, equipamentos de som e áudio e até com impressão de crachás, panfletos e apostilas, o promotor do evento pode conseguir tudo isso “na faixa” se negociar permutas com empresas e entidades que tenham tudo isso. Sua moeda de troca será o volume de audiência que conseguirá colocar no evento para ver banners e vídeos dos patrocinadores, receber material impresso promocional e ver as marcas estampadas nos ingressos e na publicidade do evento como “Patrocínio”, “Apoio”, “Parceria” etc.

Agências de viagens costumam conseguir passagens grátis, hotéis nem sempre têm 100% de ocupação, restaurantes adorariam ver seu nome associado ao de um palestrante famoso, gráficas locais que estão ingressando no mercado precisam ficar conhecidas e escolas, clubes ou entidades de classe podem muito bem querer ceder suas instalações em troca de promoção.

Dependendo da habilidade do promotor do evento ele conseguirá tudo isso como permuta e às vezes até mesmo o palestrante, caso este esteja iniciando na carreira, tenha interesse na exposição para um público de futuros contratantes ou tenha interesse em participar do risco ficando com uma porcentagem da bilheteria.